MenteInMotion - Política de tratamiento de datos personales 2026-1

Articulo 1 Identificación del responsable del tratamiento: La presente política es adoptada por MenteInMotion, plataforma digital de apoyo emocional y salud mental. Para todos los efectos del tratamiento de datos personales regulado en la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento es identificado por MenteInMotion, con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia, y contacto en la dirección electrónica

Articulo 2 Ámbito de aplicación: La presente política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por MenteInMotion en el marco de la prestación de sus servicios digitales de apoyo emocional y conexión con profesionales de salud mental, con independencia del canal, dispositivo o modalidad a través del cual se recolecten.

Aplica a todos los usuarios de la plataforma, a los profesionales vinculados, y a cualquier persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento en relación con las actividades de MenteInMotion.

Articulo 3 Datos personales objeto de tratamiento:

3.1 Datos de identificación y contacto:

Nombre completo
Correo electrónico
Datos demográficos proporcionados durante el registro (edad, ubicación geográfica u otros que se soliciten en el formulario de ingreso)

3.2 Datos sensibles

Género
Orientación sexual
País de origen
Nivel educativo
Religión
Grupo étnico

De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, MenteInMotion trata los siguientes datos sensibles relativos a la salud mental de los titulares:

Contenido de las conversaciones sostenidas con el agente de inteligencia artificial de la plataforma
Respuestas a preguntas sobre estado emocional, bienestar psicológico y situaciones de crisis
Información inferida por el sistema sobre el estado emocional del usuario a partir del análisis del contenido conversacional
Resúmenes de sesiones generados por el sistema a solicitud del usuario
Historial de interacciones y patrones de uso de la plataforma relacionados con el estado de salud mental

3.3 Datos de uso y técnicos

Registros de actividad en la plataforma (frecuencia de uso, duración de sesiones)
Información técnica del dispositivo y navegador
Metadatos de las conversaciones (fechas, duración, frecuencia)

Articulo 4: Finalidades del tratamiento:

a) Prestación del servicio: Facilitar el acceso del usuario al agente de inteligencia artificial de apoyo emocional de primera línea, incluyendo la detección de situaciones de crisis y la conexión con profesionales de salud mental.
b) Seguimiento y continuidad: Mantener el historial de conversaciones para ofrecer continuidad en el acompañamiento emocional entre sesiones, siempre que el usuario haya autorizado esta función.
c) Generación de resúmenes: Producir, a solicitud expresa del usuario, resúmenes de las conversaciones que el titular pueda compartir voluntariamente con profesionales de salud mental de su elección.
d) Mejora del servicio: Análisis interno del funcionamiento de la plataforma para mejorar la calidad del servicio.
e) Comunicaciones del servicio: Envío de notificaciones relacionadas con el uso de la plataforma, cambios en la política, o información relevante para la continuidad del servicio.
f) Fines científicos y de investigación: Previa autorización específica y adicional del titular, el uso de datos anonimizados o seudonimizados para investigación en salud mental o para el mejoramiento de los modelos de inteligencia artificial de la plataforma.

Articulo 5: Base legal para el tratamiento:

El tratamiento de los datos personales listados en el artículo 3 de la presente política se realiza con fundamento en las siguientes bases legales, de conformidad con los artículos 6, 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012:

Datos de identificación y contacto: Autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida mediante el mecanismo de consentimiento habilitado en el proceso de registro de la plataforma.

Datos sensibles de salud mental: Autorización explícita del titular, de conformidad con el artículo 6a de la Ley 1581 de 2012. Esta autorización se obtiene de forma separada, específica e informada, y no puede considerarse otorgada por el mero acceso o uso de la plataforma.

Fines de investigación o mejora de IA: Autorización específica y adicional del titular, solicitada en momento distinto y separado al consentimiento general del servicio.

Además del cumplimiento de regulaciones internacionales como el GDPR y la HIPAA.

Articulo 6: Derechos de los titulares: De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, los cuales MenteInMotion garantiza en todo momento:

a) Acceso: Conocer qué datos personales tiene MenteInMotion sobre usted, cómo los trata y con qué finalidad.
b) Actualización y rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o que induzcan a error.
c) Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios y disposiciones de la Ley 1581 de 2012, o cuando ya no sean necesarios para la finalidad que motivó su recolección, pero si dichos datos constituyen historia clínica en el sentido técnico-legal, esa información tiene un régimen de conservación obligatoria que prevalece según la resolución colombiana 1995 de 1999
d) Revocación del consentimiento: Retirar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos en cualquier momento, sin que ello implique efectos retroactivos.
e) Queja ante la SIC: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante MenteInMotion, de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
f) Acceso gratuito: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Articulo 7 Canales para el ejercicio de derechos y plazos: Para el ejercicio de los derechos descritos en el artículo anterior, el titular podrá dirigir su solicitud a través del siguiente canal habilitado: Correo electrónico:

MenteInMotion atenderá las solicitudes en los siguientes plazos, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:

Consultas (solicitud de información): Máximo 10 días hábiles. Si no es posible atenderla en ese término, se informará al titular indicando los motivos y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar 5 días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocación): Máximo 15 días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese término, se informará al titular indicando los motivos y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar 8 días hábiles adicionales.

Articulo 8 Encargados del tratamiento y transferencias:

MenteInMotion utiliza los siguientes proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento de datos personales:

Todos los proveedores listados están obligados contractualmente a tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones de MenteInMotion y a no usarlos para finalidades propias distintas a la prestación del servicio contratado.

Adicionalmente, el tratamiento de datos personales es realizado internamente por el equipo de MenteInMotion, cuyos miembros acceden a los datos estrictamente en el marco de sus funciones y bajo obligación de confidencialidad. El equipo tiene acceso diferenciado según su rol: el área técnica accede a datos de funcionamiento de la plataforma para garantizar su operación; el área clínica — conformada por los profesionales de salud mental vinculados — accede a información relevante para la prestación del servicio de apoyo emocional; y el área de análisis accede únicamente a datos anonimizados o agregados para efectos de mejora del servicio. Ningún miembro del equipo puede acceder a datos de usuarios para finalidades distintas a las descritas en el artículo 4 de esta política.

Articulo 9: Transferencias internacionales de datos:

En razón del uso de proveedores tecnológicos con servidores ubicados fuera de Colombia, MenteInMotion realiza transferencias internacionales de datos personales a los Estados Unidos de América, donde operan los servidores de Supabase y los sistemas de procesamiento de Google.

Estas transferencias se realizan con fundamento en la autorización expresa del titular otorgada al momento del registro, de conformidad con el artículo 26a de la Ley 1581 de 2012, y bajo la garantía contractual de que los encargados receptores mantienen estándares de protección equivalentes a los exigidos por la legislación colombiana.

Artículo 10. Medidas de seguridad técnicas y organizativas

MenteInMotion implementa las siguientes medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales de los titulares contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida:

10.1 Medidas actualmente implementadas

Monitoreo y respuesta a incidentes: La plataforma cuenta con un sistema de alertas en tiempo real ante comportamientos anómalos o accesos no autorizados, así como mecanismos de interrupción de servicio (kill switches) que permiten aislar componentes de la infraestructura de manera inmediata ante una amenaza confirmada.

Gestión de credenciales y llaves de acceso: MenteInMotion opera un flujo estructurado de rotación y renovación de claves de API y llaves criptográficas, incluyendo procedimientos de sustitución de emergencia en caso de compromiso. El acceso a sistemas críticos está segmentado y sujeto al principio de mínimo privilegio.

Control de endpoints: Se aplican restricciones y límites de uso sobre los puntos de acceso a la infraestructura de la plataforma, reduciendo la superficie de exposición ante intentos de acceso o explotación no autorizados.

Seudonimización en el flujo hacia modelos de IA: Los datos personales transmitidos desde la base de datos de MenteInMotion hacia los modelos de inteligencia artificial de terceros son seudonimizados previamente, de modo que los proveedores externos procesan información disociada de la identidad directa del titular.

Gestión de datos de identificación personal (PII): Durante el presente período se está fortaleciendo el manejo interno de datos de identificación personal, incluyendo la implementación de controles adicionales de encriptación sobre la información almacenada.

10.2 Medidas en implementación a corto plazo

Encriptación y seudonimización total (AEL): MenteInMotion implementará un esquema de encriptación extremo a extremo combinado con seudonimización completa sobre la base de datos, de manera que la información personal de los titulares no sea legible ni atribuible a personas identificables incluso en el evento de una filtración o acceso no autorizado a la infraestructura de almacenamiento.

Derecho al olvido efectivo: Se implementará un mecanismo técnico que garantice la eliminación completa e irreversible de todos los datos personales del titular — incluyendo conversaciones, historial, metadatos y registros asociados — en el momento en que el usuario solicite la supresión de su cuenta, sin que quede ningún rastro atribuible al titular en los sistemas de MenteInMotion, salvo las excepciones de conservación obligatoria establecidas por la Resolución 1995 de 1999.

Derecho a la portabilidad de datos: Se habilitará una funcionalidad que permita al titular descargar la totalidad de sus datos personales en un formato estructurado, legible y transferible, en ejercicio de su derecho a la portabilidad. Esto incluirá conversaciones, historial de uso y cualquier otro dato asociado a su cuenta, permitiendo al usuario migrar su información a otro servicio o conservarla para sus propios fines.

Articulo 11 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes: De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de personas menores de 18 años está prohibido salvo para datos de naturaleza pública.

MenteInMotion no está dirigida a menores de 18 años. Para acceder a la plataforma, el usuario debe declarar ser mayor de edad mediante el mecanismo habilitado en el proceso de registro.

Articulo 12 Tiempo de conservación de los datos: Los datos personales de los titulares serán conservados por MenteInMotion durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección, y en todo caso:

Datos de cuenta y perfil: Mientras el usuario mantenga una cuenta activa en la plataforma, y hasta por un período de dos (2) años adicionales tras la eliminación de la cuenta, para efectos de atención de reclamaciones.

Conversaciones con el agente de IA: Mientras el usuario mantenga activa la función de memoria entre sesiones. El usuario puede solicitar la eliminación de su historial en cualquier momento a través de los canales habilitados, sujeto a las excepciones legales aplicables.

Datos de investigación (cuando aplique): Conforme a los términos del consentimiento específico otorgado para esa finalidad y los estándares de la Resolución 8430 de 1993 del Ministerio de Salud.

Datos que constituyan historia clínica en el sentido técnico-legal: Esa información tiene un régimen de conservación obligatoria de 20 años que prevalece según la resolución colombiana 1995 de 1999

Articulo 13 Vigencia y actualización de la política: La presente política entra en vigencia a partir del 27 de abril del 2026 y permanecerá vigente hasta tanto sea reemplazada por una versión actualizada debidamente publicada por MenteInMotion.

MenteInMotion se reserva el derecho de actualizar la presente política en cualquier momento, cuando así lo requieran las circunstancias operativas, tecnológicas o regulatorias aplicables a sus actividades de tratamiento de datos personales.

Cualquier modificación sustancial será informada a los titulares a través del correo electrónico registrado o mediante aviso destacado en la plataforma, con antelación razonable a su entrada en vigor. La versión vigente estará disponible permanentemente en la plataforma para consulta de los titulares.